NỘI DUNG

4 bước xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả

Quy trình quản lý kho là một chuỗi các bước được thực hiện để điều hành và kiểm soát các hoạt động liên quan đến quản lý và vận hành kho hàng của một doanh nghiệp. Việc xây dựng một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả đóng một vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của kho hàng, tăng cường khả năng đáp ứng khách hàng, và nâng cao hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Để xây dựng một hệ thống quản lý kho chuẩn nhất, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Bước 1: Thực hiện quy trình nhập kho

Bước đầu tiên nhưng cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho. Doanh nghiệp sẽ cần phải đảm bảo rằng các bước như nhận hàng, kiểm tra chất lượng, đánh giá số lượng, và lưu trữ hàng hóa vào kho được thực hiện đúng quy định và được kiểm soát chặt chẽ, chính xác để tránh sai sót.

Nhận kho: Khi hàng hóa được giao từ nhà cung cấp tới kho. Doanh nghiệp cần tiến hành xác nhận lại thông tin đơn hàng bao gồm số lượng, chủng loại, mã sản phẩm và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào đi kèm. Điều này đảm bảo độ chính xác của thông tin trên hóa đơn giao hàng nhằm tránh sai sót trong quá trình giao nhận.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Sau khi nhận đủ số lượng hàng hóa từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra chất lượng đầu vào (iQC) của hàng hóa bao gồm kiểm tra hình thức, tính nguyên vẹn, chức năng hoặc bất kỳ yêu cầu chất lượng khác tuỳ thuộc vào loại hàng hoá. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào về chất lượng, cần thông báo cho nhà cung cấp và bộ phận liên quan để xử lý kịp thời

Bước 2: Lưu trữ và sắp xếp kho hàng

Để tối ưu hóa không gian kho, doanh nghiệp cần:

Phân loại hàng hóa: Hàng hoá cần được phân loại theo chủng loại, kích thước, đặc điểm hoặc bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Thiết kế khu vực lưu trữ: Dựa trên thể loại hàng và khối lượng của chúng để thiết kế khu vực lưu trữ phù hợp trong kho. Ví dụ: các khu vực riêng cho hàng dễ vỡ, khu vực cho hàng cần giữ ẩm, khu vực cho hàng cần lưu trữ theo nguyên tắc FIFO

Đánh số vị trí lưu trữ: Sau khi hàng hóa được phân loại. Doanh nghiệp cần đánh số hoặc định danh các vị trí lưu trữ chúng trong kho để có thể xác định rõ ràng vị trí của từng mặt hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa.

Sắp xếp hàng hóa: Thiết kế quy trình sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý và tiện lợi để tối ưu hóa thời gian và hiệu suất hoạt động của kho hàng. Một số nguyên tắc sắp xếp hàng hóa hiệu quả có thể kể đến như: nguyên tắc ABC hoặc ứng dụng hệ thống mã vạch QR code hoặc Barcode

Dán nhãn hàng hóa: Mỗi mặt hàng trong kho cần được nhãn dán đầy đủ thông tin bao gồm tên hàng, mã hàng, ngày nhập kho, và vị trí lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết và theo dõi hàng hóa trong kho một cách chính xác và nhanh chóng.

Bước 3: Thực hiện quy trình xuất kho

Quy trình xuất kho bao gồm việc xác nhận và ghi nhận yêu cầu xuất kho, chọn hàng hóa, kiểm tra lại chất lượng, số lượng, và thực hiện vận chuyển hàng hoá.

Xác nhận yêu cầu xuất kho: Bước đầu tiên đề cập đến việc xác nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Yêu cầu này bao gồm thông tin về số lượng, loại hàng hóa và các yêu cầu khác như địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng.

Kiểm tra số lượng hàng trong kho: Trước khi thực hiện xuất kho, doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng hàng hóa sẵn có trong kho để đáp ứng yêu cầu xuất kho. Quá trình này bao gồm kiểm tra số lượng hàng hóa và xác nhận tính khả dụng của chúng. Nếu không đủ hàng hoặc không đạt được yêu cầu, cần thông báo cho bộ phận tiêu dùng hoặc khách hàng để xử lý.

Chuẩn bị đơn hàng xuất kho: bước này, đơn hàng doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa, loại hàng, thông tin khách hàng, địa điểm giao hàng và bất kỳ yêu cầu khác.
Xuất kho đơn hàng: Quá trình này bao gồm việc lấy hàng từ vị trí lưu trữ, đóng gói hàng hóa theo yêu cầu. Cùng với đó là chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hóa đơn, phiếu giao hàng để thực hiện xuất kho.

Bước 4: Thiết lập quy trình kiểm kê trong quy trình quản lý kho

Quy trình kiểm kê kho là các hoạt động để đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho được kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các sai sót, thất thoát hàng hoá.

- Xác định thời điểm kiểm kê: Thời điểm kiểm kê có thể được lựa chọn theo định kỳ, ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
- Chuẩn bị danh sách hàng hóa: Danh sách cần chuẩn bị bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, mã hàng, số lượng hiện có, và vị trí lưu trữ. Điều này đảm bảo rằng không có hàng hóa nào bị bỏ sót trong quá trình kiểm kê.
- Kiểm tra số lượng thực tế: Doanh nghiệp sẽ cần phải kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho và so sánh đối chiếu chúng với thông tin trong danh sách hàng hóa. Nếu như kết quả hàng hóa thực tế bị thiếu sót hoặc dư thừa thì cần được ghi chú lại để xử lý kịp thời.
- Kiểm tra chất lượng & trạng thái hàng hóa: Kiểm tra số lượng, việc kiểm kê xem xét kích thước, đóng gói, tình trạng hư hỏng, và các thông số khác liên quan đến chất lượng hàng hóa. Hàng hóa cần được kiểm tra định kỳ để xử lý kịp thời nếu hàng hư hỏng, lỗi.
- Phân tích và xử lý sai sót: Bước cuối cùng là phân tích kết quả kiểm kê để xác định nguyên nhân của các sai sót, hoặc lỗi của sản phẩm và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.

Giải pháp quy trình quản lý kho thông minh WMS của STI VIỆT NAM

WMS là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES được phát triển bởi STI Việt Nam với 3 tiêu chí:

Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
Just – In – Time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bbỏ lãng phí do tồn kho bừa bãi, vận chuyển, lưu trữ…, đồng bộ hóa dữ liệu lên hệ thống được quản lý bởi nhà máy và người tạo phần mềm (bảo mật thông tin), kiểm soát chất lượng, tương tác với nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp hàng hóa và nguyên liệu đúng thời gian và chất lượng

WMS là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như:

Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.

Liên hệ

Nếu doanh nghiệp bạn đang có một định hướng chuyển đổi một hệ thống sản xuất, một nhà máy thông minh nhưng lo lắng về mặt kỹ thuật thì hãy liên lạc với STI Việt Nam

Liên hệ với chúng tôi bạn sẽ được khảo sát nhà máy miễn phí và nhận được một giải pháp thay đổi toàn diện, tối ưu trong việc quản lý nhà máy của mình